展覽會立項策劃書是為策劃舉辦一個新展覽會而提出的一套辦展規(guī)劃、策略和方法，是對展覽會名稱和地點、辦展機構(gòu)、展品范圍、辦展時間、展覽會規(guī)摸、展覽會定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展覽會進度計劃、現(xiàn)場管理計劃、相關(guān)活動計劃等各項內(nèi)容的歸納和總結(jié)。
展覽會策劃書的制定過程中，需要解決以下問題。
1. 展覽會名稱
展覽會的名稱一般包括三個方面的內(nèi)容：從本部分、限定郊分和行業(yè)標識。如“第101屆中國進出口商品交易會”，如果按上述三個內(nèi)容對號入座，則基本部分是“交易會”，限定部分是“中國”和“第101屆”，行業(yè)標識是“進出口商品”。
2. 展覽會地點
策劃選擇展覽會的舉辦地點，包括兩個方面的內(nèi)容：一是展覽會在什么地方舉辦;二是展覽會在哪個展館舉辦。
3. 辦展機構(gòu)
辦展機構(gòu)是指負責展覽會的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位。辦展機構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會、政府部門和新聞媒體等。根據(jù)各單位在舉辦展覽會中的不同作用，一個展覽會的辦展機構(gòu)一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。
4. 辦展時間
辦展時間是指展覽會計劃在什么時候舉辦。辦展時間有三個方面的含義：一是指辦展的具體開展日期。二是指展覽會的籌展和撤展日期。三是指展覽會對觀眾開放的日期。
5. 展品范圍
根據(jù)展覽會的定位，展品范圍均可以包括一個或者是幾個產(chǎn)業(yè)，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的一個或幾個產(chǎn)品大類，例如，“博覽會”和“交易會”的展品范圍就很廣，如“廣交會”的展品范圍就超過10萬種，幾乎是無所不包;而德國“法蘭克福國際汽車展覽會”的展品范圍均涉及的產(chǎn)業(yè)就很少，只有汽車產(chǎn)業(yè)一個。
6. 辦展頻率
辦展頻率是指展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。從目前展覽業(yè)的實際情況看一年舉辦一次的展覽會最多，約占全部展會數(shù)從的80%，1年舉辦兩次和2年舉辦一次的展覽會也不少，不定期舉辦的展覽會已經(jīng)是越來越少了。
7. 展覽會規(guī)模
展覽會規(guī)模包括三個方而的含義：一是展覽會的展覽面積是多少;二是參展單位的數(shù)量尼是多少;三是參觀展覽會的觀眾有多少。在策劃舉辦一個展覽會時，對這三個方面都要作出預(yù)測和規(guī)劃。
8. 展覽會定位
通俗地講，展覽會定位就是要清晰地告訴參展企業(yè)和觀眾本展覽會“是什么”和“有什么”，具體地說，展覽會定位就是辦展機構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場競爭狀況，通過建立和發(fā)揮展覽會的差異化競爭優(yōu)勢，使自己舉辦的展覽會在參展企業(yè)和觀眾的心目中形成一個鮮明而獨特的印象的過程。
9. 展覽會價格和展覽會初步放算
展覽會價格就是為展覽會的展位出租制定一個合適的價格。展覽會的價格往往包括室內(nèi)展場的價格和室外展場的價格，室內(nèi)展場的價格又分為空地價格和標準攤位的價格。在制定展覽會的價格時，一般遵循“優(yōu)地優(yōu)價”的原則，即那些便于展示和觀眾流量大的展位的價格往往要高一些。展覽會初步預(yù)算是對舉辦展覽會所需要的各種費用和舉辦展覽會預(yù)期可以獲得的收人進行的初步預(yù)算。在策劃舉辦展覽會時，要根據(jù)市場情況給展覽會確定一個合適的價格，這樣對吸引目標參展商參加展覽會十分重要。
10. 人員分工、招展招商宜傳推廣計劃、展覽會進度計劃、現(xiàn)場管理計劃和相關(guān)活動計劃
辦展機構(gòu)還要對人員分工、招商招展宣傳推廣、進度、現(xiàn)場管理和相關(guān)活動等制訂相應(yīng)的計劃。
