前提對于舉辦一個具有相當規模會議的組織者來說，如何讓眾多的會議參與者在每一個環節(諸如簽到、開會、餐飲、娛樂、學習、交流等項目)中得到他們想要的東西，同時又能關注到與會者一些意想不到的情況(比如突發的疾病、家庭危機或其他個人麻煩等)。另外，還要解決隨時都有可
能發生的諸如發言人沒有及時到場、惡劣的天氣或音響設備失誤等突發事件呢?有九點值得注意:
一、確立明確的目標。對任何一個商業公司而言，要想讓會議開得有價值，都要有一個明確的目標—通過會議獲取所需，提供給與會者相應的商業平臺，并且能回報投資，這是承辦方必需要了解清楚的。
二、完善信息的采集與分析。信息的收集極為重要，這其中包括:了解客戶的需求、了解會議的出席者、了解媒體、了解預算、了解會議涉及的行業;行業的專業術語和行業整體趨勢等方面的內容，更要充分分析自己的不足等。
三、追求不斷的創新。每一次會議都是對創新能力的挑戰，無論在內容或形式上，不斷的創新能使每一次會議都充滿激情與樂趣。
四、制定周密的計劃。無論是甘特圖還是進度表，一個周密的計劃必須包括會議里所有的細節，另外，保證定期的追蹤可以避免一個周密的計劃成為項目經理墻壁上的裝飾。
五、實施嚴格的現場管理。在進行現場管理時，一定要嚴格地對照計劃表上的事項進行操作，任何疏漏都會導致會議的失敗。此外，現場負責人需要有隨機應變的能力。
六、結束總結。成功的會議需要有創造性的規劃;積極的談判和交流的技巧;規范的操作和財務管理;優秀的包裝和系統的反饋。在會議結束后總結一下你提供了多少價值?什么是你公司的投資收益?與會者明年還會參加你的會議嗎?將這些答案匯總起來，應用于下一次的會議方案中。
七、不要省小錢犯大錯。保證合作的供應商提供高品質的服務，千萬不要為了省點小錢而犧牲了會議的品質，到最后損失最大的還是你自己。
八、顧客永遠是第一位的。你的顧客會付賬給你，因此他們必須要感受和接受參會的價值，體會到此次會議的重要性。
九、合理控制成本。在保證會議接待質量的前提下合理控制會議成本，是在激烈的會議接待業務競爭中處于不敗之地的不二法門。
