大型展會如世博會的策劃，不僅要考慮經(jīng)濟因素，還要考慮政治因素、社會文化因素等，因而，它的策劃有時國家的有關(guān)部長乃至元首都會參與。在我國，雖然展會市場化的進程在加快，但不少的大型展覽會還帶有政府行為的色彩，因而，其決策規(guī)劃情況更加復(fù)雜。這里，參照國際展會的一般慣例，就一般貿(mào)易展示會的策劃流程進行概述。
一.策劃小組的組成
會展策劃工作需要集臺各方面的人士進行集體決策，因此，首先要成立一個會展策劃小組，具體負責(zé)會展活動策劃工作。一般而言，會展策劃小組應(yīng)由以下幾種人組成。
(1)業(yè)務(wù)主管。又叫AE人才。一股由總經(jīng)理、副總經(jīng)理或業(yè)務(wù)部經(jīng)理、創(chuàng)作總監(jiān)、策劃部經(jīng)理等人擔(dān)任。在會展公司里，業(yè)務(wù)主管(貿(mào)易展示會經(jīng)理)具有特殊地位，他是溝通會展公司與展會服務(wù)承包商、參展商的中介，一方面，他代表會展公司與展會服務(wù)承包商、參展商等合作業(yè)務(wù):另一方面，他又代表展會服務(wù)承包商、參展商等監(jiān)督會展公司一切活動的開展。
(2)策劃人員。一般由策劃部的正副主管和業(yè)務(wù)骨干來承擔(dān)，主要負責(zé)編擬會展計劃.
(3)文案撰寫人員。專門負責(zé)撰寫各種會展文案，包括會展常用文書、會展業(yè)務(wù)社交文書、會展業(yè)務(wù)專用文書、會展業(yè)務(wù)推介文書、會展業(yè)務(wù)事務(wù)文書、會展業(yè)務(wù)合同協(xié)議文書、會展業(yè)務(wù)法律文書等。 文案撰寫人員應(yīng)該能夠精確地領(lǐng)悟策劃小組的集體意圖，具有很強的文字表述能力。
(4)美術(shù)設(shè)計人員。專門負責(zé)進行各種類型視覺形象的設(shè)計.美術(shù)設(shè)計人員是策劃小組很重要的組成部分。因為在整個會展策劃過程中，諸如各種類型的廣告設(shè)計、展示設(shè)計、展示空間設(shè)計等都需要美術(shù)設(shè)計人員的參與。美術(shù)設(shè)計人員必須具有很強的領(lǐng)悟能力和很強的將策劃意圖轉(zhuǎn)化為文字、圖畫的能力。
(5)市場調(diào)查人員。能進行各種復(fù)雜的市場行情調(diào)查，并能寫出精辟的市場調(diào)查報告。
(6)媒體聯(lián)絡(luò)人員。要求熟悉各種媒體的優(yōu)勢、劣勢、刊播價格，并且與媒體有良好的關(guān)系，能按照會展策劃的部署，進行媒體規(guī)劃，爭取最佳的廣告宣傳效果。
(7)公關(guān)人員。能夠為會展公司創(chuàng)造融洽、和諧的公眾關(guān)系氛圍，獲得各方面的支持幫助。同時能夠從公關(guān)的角度提供建議。
在會展策劃過程中，由業(yè)務(wù)主管負責(zé)，各方面人員需通力配合，協(xié)調(diào)一致，共同做好會展策劃工作。
