怎樣制訂展覽招展應急預案

1．招展可能失敗的因素
招展工作并非是一帆風順的，經(jīng)濟環(huán)境影響、市場發(fā)展變化、天災人禍等情況都有可能影響招展工作的順利進行，這些風險的發(fā)生且具相當程度的不確定性和無法預見性。因此，招展工作與其它工作一樣，存在一定風險。如何事先能做好應對招展風險的準備，分析風險對招展工作影響的具體原因，對招展工作進行應急處置，從而采取切實的組織措施，降低對展覽展示影響，我國自SARS以后，眾多的展覽組織機構(gòu)都將制定招展應急預案納入了議事日程。
2．展覽應急預案的制訂
應急預案的制定是在深入對以上三種可能發(fā)生招展“失敗”的不同因素進行分析后，涌過對當時環(huán)境的有效評估所制訂相應的解決方案。招展應急預案有以下幾個內(nèi)容
（1）如何在第一時間針對可能出現(xiàn)的危機可能性進行分析評估；
（2）在危機出現(xiàn)的第一時間迅速成立應急評估班子；
（3）規(guī)劃財務預算或在展覽展示組織機構(gòu)的管理經(jīng)費中設立危機的“應急基金”
（4）危機處理的宣傳方案策劃；
（5）如何有效規(guī)避危機風險所構(gòu)成的法律責任等。
針對招展過程中產(chǎn)生的具體“失敗”情況的防范，預案還應增加相關的內(nèi)容
1）針對社會環(huán)境因素
．展覽展示組織機構(gòu)決策層應隨時關注社會政治方面的形勢和動態(tài)，從思想上保持必要的應急準備。
．組織預備高素質(zhì)的溝涌團隊應對由社會環(huán)境層面引發(fā)的難題際回題）。
．制定應急宣傳方案及展覽營銷的調(diào)方案（如展期延期舉辦、展商結(jié)構(gòu)調(diào)等）。
2）展覽自身的因素
．展覽組織機構(gòu)要特別關注目標參展商針對展覽的信息反饋，及時排除和解釋招展隱患，化解可能惡化的危機因素。
．加強對展覽項目可行性分析的再研究，找出原因，提前進行預防，例如對展館面積的租訂要適當，并爭取留有余地。
．一旦展覽招展出現(xiàn)難以挽回的情況，要盡早進行展覽的項目轉(zhuǎn)移處理，例如與其他類似的展覽合并，以及補充其他展覽內(nèi)容擴大招展等。
．出現(xiàn)最嚴重的內(nèi)部管理因素而導致無法按期舉辦展覽，要本著最大限度減少損失（經(jīng)濟與影響方面的損失）的原則，果斷處理，盡早宣布展覽改期、延期或停辦，并對相關后果進行彌補。
3）突發(fā)事件因素
．在相關展覽招展協(xié)議、合同等文件中增設“不可抗力”的條款；
．為目標參展商購買相關的保險。
例如，2003年“非典”疫情是極其嚴重的天災人禍，展覽招展無疑受到了很大影響，針對這種情況我國大多數(shù)的展覽組織機構(gòu)都選取了停辦或延期展覽檔期的決定，針對招展過程中已發(fā)生經(jīng)濟關系的參展商進行了事后分別補償?shù)霓k法，有效地控制了危機惡化所帶給展覽展示組織者更大的經(jīng)濟與信譽的損失。