怎樣做好展覽項目招展組團的管理

　　展覽組織機構(gòu)為了保證展覽項目的品質(zhì)，通常會采取定向巨星組團的方式來實現(xiàn)基本招展數(shù)量，特別是政府主導(dǎo)型展覽，如廣交會、華交會、昆交會、高交會等展覽。展覽組團是按照行政區(qū)域來進行的，其責(zé)任單位是行政區(qū)域內(nèi)與貿(mào)易廳局、行業(yè)協(xié)會或國際組織相關(guān)的展覽組織機構(gòu)。發(fā)展招展組團單位，利用組團單位的積極性與資源優(yōu)勢來完成招展任務(wù)，是展覽組織機構(gòu)提高招展效率，保證展廳設(shè)計成功的重要環(huán)節(jié)。
　　一、洽作招展組團單位的基本構(gòu)成
　　當(dāng)?shù)匦袠I(yè)協(xié)會。
　　主辦單位的分支機構(gòu)。
　　行業(yè)性權(quán)威機構(gòu)。
　　展覽組織機構(gòu)。
　　海外的專業(yè)性國際展覽代理機構(gòu)。
　　二、招展組團工作的重要作用
　　提高展覽會的影響力，加快信息的有效快速傳遞。
　　充分利用各方資源，優(yōu)勢互補，加快資源整合。
　　最大程度挖掘新客戶，壯大參展隊伍。
　　三、招展組團管理的主要工作方法
　　招展組團主要通過召開籌備會、檢查會、動員會等會議進行管理。展廳設(shè)計組織機構(gòu)通過召開會議來傳達招展工作的主要精神；布置具體的招展工作，明確招展任務(wù)；鼓舞招展組團單位的士氣，培養(yǎng)在組團工作中的歸屬感與集體感加強各組團單位間的互助合作精神；檢查招展工作落實情況；發(fā)現(xiàn)招展活動中的問題，互通訊息，相互學(xué)習(xí)。
　　（1）籌備會。是為展覽的籌備工作而召開的會議，國內(nèi)展覽通常是在展覽開幕前3個月召開。會議的目的是介紹招展工作籌備情況；布置工作，明確責(zé)任；指導(dǎo)招展單位按時按質(zhì)完成籌備工作；培養(yǎng)集體感和協(xié)作觀念；同時也為展廳設(shè)計組織機構(gòu)的招展工作征集意見與建議。
　　會議通常由組委會最高領(lǐng)導(dǎo)主持，項目經(jīng)理或協(xié)調(diào)人主講。展覽組織機構(gòu)的展品運輸、宣傳聯(lián)絡(luò)、設(shè)計施工、行政后勤的具體負責(zé)人參加會議并就各部分工作提出要求。同時還應(yīng)邀請招展組團單位的高層負責(zé)人和具體協(xié)調(diào)人參加會議。
　　（2）檢查會。是檢查招展籌備的工作會議。可以視招展進度情況定期或不定期地舉行。檢查會議有兩種形式：一是招展工作檢查會，通過會議檢查各組團單位招展進度情況，根據(jù)各組團單位招展進度的差異情況，動態(tài)協(xié)調(diào)展位的分配數(shù)與組展比例；二是組團展前工作檢查會，在展覽開幕前一至兩個星期召開，主要檢查展臺施工、展品運輸、展臺布置等工作及人員行程、住宿、膳食、市內(nèi)交通等安排。
　　（3）動員會。這項會議通常在開幕前一天召開，展廳設(shè)計組織機構(gòu)的主要工作人員與組團單位負責(zé)人都將出席。會議要求參加組團的參展商服從組團單位的統(tǒng)一指揮，進一步嚴明紀律，鼓舞士氣，出臺組團和管理辦法。要求參展工作人員具有高度的責(zé)任心和榮譽感，建立良好的展臺環(huán)境與秩序，提高工作效率。