廣義上的會展服務(wù)，既包括發(fā)生在展覽現(xiàn)場的租賃、廣告、保安、清潔、展品運(yùn)輸、倉儲、展位搭建等專業(yè)服務(wù)，也包括餐飲、旅游、住宿、交通、運(yùn)輸?shù)认嚓P(guān)行業(yè)的配套服務(wù)。會展服務(wù)質(zhì)量的高低，直接影響到組展商與參展商的合作關(guān)系。參展商是展覽會的主體，主辦單位的收益主要來自企業(yè)支付的參展費(fèi)用。因此，主辦單位與參展商之間的價值傳遞是非常重要的，參展商希望支付了展位費(fèi)能夠從主辦方那里獲得更多的服務(wù)。
按照國際標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范
首先，主辦單位要樹立服務(wù)觀念，按照市場化、商業(yè)化、專業(yè)化的要求來進(jìn)行服務(wù)運(yùn)作。國外會展發(fā)達(dá)的國家都有一套成熟的會展服務(wù)運(yùn)作模式，而我國展覽業(yè)起步較晚，很多展覽會都具有較濃的行政主導(dǎo)色彩，主辦單位在客戶面前，往往是居高臨下的指揮者，而不是服務(wù)者。開幕式一結(jié)束，展覽會就宣告成功，主辦單位的人員便無影無蹤，在國外這種現(xiàn)象決不會出現(xiàn)，主辦單位是以服務(wù)客戶的形象出現(xiàn)的，特別是客戶服務(wù)中心可以幫助參展商、采購商解決具體各種問題，包括投訴。只要是參展商、采購商需要的，主辦單位就應(yīng)該想到做到，只有通過優(yōu)質(zhì)的服務(wù)形成一個固定的客戶群，主辦單位才能在群雄逐鹿的時代牢牢占據(jù)一塊自己的地盤。
其次，實(shí)現(xiàn)服務(wù)流程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。國內(nèi)很多展覽企業(yè)都已經(jīng)意識到了展覽服務(wù)流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要意義，如在全國率先獲得ISO9000國際質(zhì)量體認(rèn)證的深圳高交會展覽中心，就已經(jīng)創(chuàng)立了一套包括展覽業(yè)務(wù)經(jīng)營、展覽工程、展場租賃、會展物業(yè)管理等較為完善的會展服務(wù)體系。在展覽實(shí)踐中嚴(yán)格按照規(guī)范的流程進(jìn)行運(yùn)作，為高交會、家具展、中國國際互聯(lián)網(wǎng)展等大型展覽會提供了一流、高效的會展服務(wù)。此外，上海、大連、廈門等城市的會展中心也都相應(yīng)地建立了各具特色的服務(wù)運(yùn)作模式。
精心制作會展服務(wù)手冊
在組展過程中，主辦單位或展覽承辦商不可缺少的要為每家參展商提供一本優(yōu)質(zhì)的會展服務(wù)手冊。這本服務(wù)手冊制作的既要有吸引力，又要通俗易懂，還要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。一方面，不要把手冊的讀者當(dāng)作會展界高手，要把他們想象成初入展覽大門的新人，把一切可能想到的問題和解決方案都要寫進(jìn)去。另一方面，及時和大會主辦方溝通，了解本屆展覽會服務(wù)的新變化。最后，你的會展服務(wù)手冊應(yīng)該具有查詢方面的功能，可讀性強(qiáng)。
會展服務(wù)手冊主要包括以下幾個方面：展覽內(nèi)容方面：包括展覽的中英文名稱、展覽舉辦城市及場館的名稱；展覽日期，包括進(jìn)場、出場日期；展覽承包商名字、地址、電話、傳真或其他相關(guān)承包商；詳述攤位租金付款方式（如果需要提供材料和服務(wù)的程序）；相關(guān)規(guī)定；敘說展覽的內(nèi)容等。
訂購單方面：包括正式合同信息、攤位承包公司名稱和其他指示標(biāo)志、家具租借、裝潢和地毯、運(yùn)輸、安置和拆除勞工、電力、消防、攤位清理等。
其他相關(guān)服務(wù)方面：包括邀請函、配套宣傳策劃、住宿及行程安排、交通旅游、視聽設(shè)備、攝影、花藝、盆景租借、呼叫裝置、模特兒現(xiàn)場展示或接待等。
提供服務(wù)要以人為本
會展服務(wù)也要體現(xiàn)重實(shí)效和“以人為本”的思想。比如，展覽會的布局完全以展品大類來劃分，方便觀眾參觀；參觀者剛踏進(jìn)展覽館就能得到一份用不同文字編成的會展服務(wù)手冊或參觀指南；展場內(nèi)還有就餐中心區(qū)、休息場所、便捷通道等等。這些都體現(xiàn)著主辦方無微不至的服務(wù)理念，也充分地體現(xiàn)了會展優(yōu)質(zhì)服務(wù)的魅力。
最后還需說明的是，會展服務(wù)與國際接軌并不是說要把國外會展服務(wù)模式全盤搬進(jìn)來。我們在學(xué)習(xí)取經(jīng)的同時，也應(yīng)該注重推陳出新，開發(fā)出具有自身特色的服務(wù)模式。所以，一個成功的會展就應(yīng)該把優(yōu)質(zhì)服務(wù)放在第一重要的位置。
