會(huì)展招展函是辦展機(jī)構(gòu)為了招攬目標(biāo)參展商參展而對(duì)會(huì)展基本情況和將要達(dá)到的目標(biāo)、任務(wù)進(jìn)行介紹的文本文件。招展函以向目標(biāo)參展商說明會(huì)展的有關(guān)情況，引起他們參加會(huì)展活動(dòng)的興趣為目的，提供相關(guān)資料給目標(biāo)參展商。
招展函的主要作用是向目標(biāo)參展商說明會(huì)展的有關(guān)情況，并引起他們對(duì)參加會(huì)展的興趣。招展函是會(huì)展進(jìn)行展位營銷時(shí)的核心資料之一，也是目標(biāo)參展商最初了解會(huì)展情況的主要信息來源。因此招展函的策劃和編印工作在會(huì)展的招展策劃和展位營銷工作中占有重要地位。
(一)會(huì)展招展函的內(nèi)容
招展函主要包括以下內(nèi)容：
1．會(huì)展的基本內(nèi)容。
(1)會(huì)展名稱。
會(huì)展名稱一般放在會(huì)展招展函封面最醒目的位置，會(huì)展的名稱一般用較大字體著重表示。如果會(huì)展是國際性的，會(huì)展的名稱還包括其英文名稱。
(2)會(huì)展的舉辦時(shí)間和地點(diǎn)。
會(huì)展的舉辦時(shí)間和地點(diǎn)一般放在會(huì)展招展函的封面。舉辦時(shí)間也可以放在招展函的內(nèi)頁，只不過放在封面的舉辦時(shí)間是會(huì)展的正式展覽時(shí)間；放在內(nèi)頁的舉辦時(shí)間往往還包括會(huì)展的布展、撤展和對(duì)專業(yè)及普通觀眾的開放時(shí)間等。舉辦地點(diǎn)需要介紹會(huì)展場(chǎng)館所在的城市位置、場(chǎng)館容量、配套設(shè)施和周邊環(huán)境等。
(3)辦展機(jī)構(gòu)。
辦展機(jī)構(gòu)包括會(huì)展的主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位和支持單位等，有時(shí)候還包括會(huì)展的批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)。它們通常被放在會(huì)展招展函的封面。
(4)辦展起因和辦展目標(biāo)。
簡要說明舉辦該會(huì)展的原因和將要達(dá)到的目標(biāo)，如果是已經(jīng)連續(xù)舉辦多次的會(huì)展，那么對(duì)往屆會(huì)展的回顧將是十分必要的。
(5)會(huì)展特色。
用簡潔的語言概括會(huì)展的特色，以易于傳播為撰寫標(biāo)準(zhǔn)。
(6)展品范圍。
詳細(xì)地列明會(huì)展的展品范圍，有時(shí)候還包括會(huì)展的展區(qū)劃分，供參展商做參展決策時(shí)參考。
(7)價(jià)格。
列明會(huì)展的各種價(jià)格，包括空地價(jià)格、標(biāo)準(zhǔn)展位價(jià)格、室外場(chǎng)地價(jià)格等。對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)展位，一般還要對(duì)其基本配置做出詳細(xì)說明。
